PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL

PRINCIPIOS DE CARÁCTER GENERAL DEL SECRETO PROFESIONAL       

Además de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesión de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen.


El derecho y la oblación del secreto profesional comprende:

• Las confidencias e información personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el ámbito de su ejercicio profesional. 
• Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores, compañeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretaria desempeñe su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales o médicos. 
• La información cuyo contenido tenga un valor específico para un lector no autorizado; o cualquier otra información que figure clasificada como confidencial, restringida o con una distribución de personas específicas.
• La secretaria evitará duplicar información confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior.   
• El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir información confidencial. Por ello, debe comunicar a su superior información que a él mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los límites de esta divulgación van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personal de la secretaria. 

• Relaciones con sus compañeros:        

          La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relación con sus compañeros.      
           La discreción es un elemento específico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discreción es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compañeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar públicamente de la calidad técnica de un superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional.
           Es obligación de toda secretaria prestar su colaboración a todos su colegas, cuando sea necesaria su intervención para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios.

•  Relaciones con la empresa:   

                La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperación a su empresa y ha de conocer, así mismo, los objetivos y la política interna de la misma.      
               La secretaria no aceptará remuneración profesional que no sea por su salario, incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le está prohibido aceptar gratificaciones económicas u otras compensaciones que estén directamente relacionadas con la transmisión de información.
            La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento. 

• En relación con su profesión·         

                 La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que su trabajo se ejecute al más alto nivel de rendimiento. Demostrará permanentemente afán de superación y proactividad, tanto en lo personal como en su contribución a la empresa.      
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier práctica que pueda perjudicar la reputación de su profesión.
           Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
          -  Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneración de la que le corresponde en el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por su experiencia,  y conocimientos y años de servicio lo tienen más merecido.
          - Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
          - Conseguir que personas que no están preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesión.
          - Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligación de defender y enaltecer.
         - Ha de conseguir que se respete el Código Deontológico de su profesión. En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusión del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el código como para ampararse en él.

• Limpieza de la oficina:

               La limpieza de la oficina también nos corresponde como secretarias(os) parroquiales.  Es el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo y debemos mantenerla limpia por ser un lugar publico que representa la imagen de nuestra parroquia y deja ver nuestra propia imagen como mujeres,hombres  y secretarias(os).

FORMACIÓN DE LA SECRETARIA

FORMACIÓN DE LA SECRETARIA

      

                Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una sólida preparación, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara y además de una muy buena educación, que le facilitará su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:    

1. Mecanografía.- El dominio de la mecanografía es básico para toda secretaria, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá que mecanografiar diversos  documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas.      
2. Ofimática.- El avance vertiginoso de la informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.      
3. Ortografía y gramática.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condición.  Así mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales.    
4.  Caligrafía.- Una buena caligrafía, es decir una letra legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores.      
5. Archivo.- Es también importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.       
6. Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de inglés tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales.      
7. Matemática financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la  matemática financiera, que consiste en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.      
8. Contabilidad.-  Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.    

CUALIDADES PERSONALES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA

CUALIDADES PERSONALES DE UNA SECRETARIA EJECUTIVA

Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima, además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.

RESPONSABILIDAD.

Es una cualidad que se encuentra por naturaleza en la conciencia de una secretaria, permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano moral. Cuando ésta pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la manera más prepositiva e integral, mejorando el sentido laboral, social, cultural y natural.

ENTUSIASMO.

Esta cualidad corresponde a la exaltación del ánimo que se produce por algo que cautiva o que es admirado, no se ve ni se toca. Sin embargo está y hasta se hace manifiesto en el cuerpo a través de sensaciones que no tienen nombre específico, se identifica como una fuerza no intencional moviendo a realizar una acción, favorecer una causa o desarrollar un proyecto.

DISCRECIÓN.

Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado  reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respecto a la información 

LEALTAD.

La lealtad es una virtud que se desarrolla en la conciencia del hombre del hombre e implica cumplir con un compromiso aún frente a circunstancias cambiantes o adversas.  En fin la lealtad es sin dudas uno de los elementos más importantes a nivel social hoy en día ya que es a través de ella que el ser humano puede confiar en otro. 

SINCERIDAD.

 Más que una cualidad, la sinceridad es un valor con el que debemos vivir  para ser dignos de confianza de las personas que nos rodean; no sólo se ve en las palabras, sino que también se demuestra por medio de nuestras actitudes.

Cuando se aparenta lo que no somos (en la edad, trabajo, amistad…) se tiende a aparentar lo que no se es (más joven, inteligente, educados…) Si se descubre la gran mentira que nos han hecho creer se nos viene a la memoria el refrán: ‘’Dime de qué  presumes… y te diré de qué careces’’ y entonces se produce una gran desilusión ya que se pierden las esperanzas de lo que la persona no es en realidad.

RESPETO.

Esta cualidad nos indica que respeto es aceptar y comprender tal y como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar aunque no sea igual que la nuestra, aunque según nosotros está equivocado,  hay que respetar y aceptar la forma de ser y pensar de los demás.

EFICIENCIA.

Se define esta cualidad como una  óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados".

Por lo tanto se puede decir que una empresa, organización, producto o persona es eficiente cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.

LA SECRETARIA MODERNA

La Secretaria Moderna

 Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempeña en el   presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente,  cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se  han propuesto ser exitosas,  poder cumplir éstas,  con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.

Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva,   es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.

Es necesario  contar con conocimientos  básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de  un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.

Haber alcanzado  un  buen crecimiento personal ,  empatía,  trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, ética, aspiraciones, superación,  creatividad, autoconocimiento de si mismo.

A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relación a un tópico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a  igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.

 Definitivamente es válido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es decir, en general se ocupa de:

* Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones

* Establecer buenos contactos telefónicos

* Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.

* Planificar su tiempo y el de su jefe

* Preparar y tratar la información adecuadamente

* Concertar, acoger y atender a las visitas

LA MISION DE LA SECRETARIA

MISIÓN Y VISION DE LA SECRETARIA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas,además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

VISIÓN

La Secretaría General  prevé  proporcionar servicios de calidad total a nuestra Casa de Estudios, mediante la implementación estricta de las leyes.  Se proveerá de certeza jurídica, administrativa, laboral, comunicacional y patrimonial en la prestación del servicio público universitario.

La Secretaría General encamina sus esfuerzos a facilitar las condiciones materiales y técnicas que permitan a la Red Universitaria funcionar de manera óptima y de conformidad con la normatividad aplicable.

Se está trabajando, desde nuestra área de competencia,  en la construcción de un sistema de información y administración eficiente, eficaz y seguro.

Este sistema administrativo contará con planes, programas y presupuestos evaluados y sujetos a los resultados que produzcan.

ÉTICA SECRETARIAL